Journal Voucher

Journal Voucher คือ สมุดบัญชีรายวัน มีชื่อคำย่อว่า JV มีไว้สำหรับบันทึกรายการบัญชี รวมถึง Transaction ที่ Post มาจาก Module อื่น ๆ เช่นกัน

การสร้าง Journal Voucher แบบ Manual

1.1 Click เข้าสู่ General Ledger Module

1.2 เลือกเมนู Journal Voucher

1.3 กดปุ่ม

alt text

1.4 ระบบจะแสดงหน้า Journal Voucher ให้กำหนดข้อมูลดังต่อไปนี้

Prefix > กำหนด Prefix ของ Journal Voucher
Date > กำหนดวันที่ของ Journal Voucher
Description > กำหนดคำอธิบายที่ต้องการให้แสดงในหน้า JV

1.5 กดปุ่ม + เพื่อเพิ่มรายการที่จะใช้บันทึกบัญชี

alt text

1.6 ระบบจะแสดงหน้าต่างการบันทึกบัญชี ให้ระบุข้อมูลดังต่อไปนี้

หมายเหตุ เครื่องหมาย * (สัญลักษณ์ * ช่องที่จำเป็นต้องระบุ)

* Department > กำหนด Department Code
* Account # > กำหนด Account code
Comment คำอธิบายรายการ
* Currency > กำหนด Currency Code
* Rate > กำหนด Currency Rate
* Amount Dr / Amount Cr > ใส่ยอดที่ต้องการบันทึก
Dimension > ใส่ข้อมูล Dimension (ถ้ามี)

1.7 ระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กด OK เพื่อยืนยัน หรือกด Cancel เพื่อยกเลิก ถ้าต้องการเพิ่มรายการใน Detail ให้ทำตามขั้นตอน 1.5 และ 1.6 จนครบ

alt text

หมายเหตุ

การบันทึกบัญชีจะต้องสร้างรายการบัญชีขึ้นมาอย่างน้อย 2 บรรทัด เพื่อบันทึกรายการ Dr. และ Cr. เสมอ
Total Dr. Amount และ Total Cr. Amount จะต้องมีจำนวนเท่ากันจึงจะ save ได้

1.8 เมื่อเพิ่มรายการจนครบตามที่ต้องการแล้วให้กดปุ่ม SAVE เพื่อบันทึกข้อมูลเข้าระบบ

alt text

1.9 กด OK เพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอน

Video ประกอบ

Journal Voucher | การสร้างใบสำคัญบันทึกบัญชี

การสร้าง Journal Voucher โดย Copy

2.1 Click เข้าสู่ General Ledger Module

2.2 เลือกเมนู Journal Voucher

2.3 Click สัญลักษณ์ ใน JV ที่ต้องการจะทำการคัดลอก

alt text

2.4 ระบบจะเปิด JV ที่เลือกมา

2.5 Click เมนูคำสั่ง เพื่อทำการคัดลอก JV ใบนั้น

alt text

2.6 โดยมีรูปแบบการคัดลอกข้อมูลอยู่ 4 ประเภท ดังนี้

Copy to new Journal Voucher > คือ การคัดลอก JV พร้อมรายละเอียดเพื่อสร้างเป็นเอกสารสมุดบัญชีขึ้นมาใหม่
Copy and reverse transaction > คือ การคัดลอก JV ขึ้นใหม่พร้อมกลับขาบัญชีให้อัตโนมัติ
Copy to new Journal Voucher with zero amount > คือ การคัดลอก JV โดยปรับ Dr. Amount และ Cr. Amount ให้เป็น 0
Copy to Template > คือ การคัดลอก JV ไปสร้างเป็นเอกสารแม่แบบ

การ Copy JV แบบ Copy to new Journal Voucher

ใช้ในกรณีต้องการสร้าง JV ขึ้นใหม่โดยรายละเอียดใน JV มีข้อมูลใกล้เคียงกับเอกสารต้นฉบับ เพื่อลดขั้นตอนในการทำงาน

2.6.1.1.เปิดเอกสาร JV ที่ต้องการ copy

2.6.1.2 Click เลือก และเลือก Copy to new Journal Voucher

2.6.1.3 Click OK เพื่อยืนยันการคัดลอก

2.6.1.4 ทำการแก้ไขข้อมูลในส่วน Description และ Click เพื่อเข้าไปแก้ไขข้อมูลของแต่ละ Detail

alt text

2.6.1.5 สามารถแก้ไขข้อมูลได้ดังนี้

Department
Account#
Comment
Currency
Rate
Amount Debit
Amount Credit

alt text

การ Copy JV แบบ Copy and reverse transaction

ใช้ในกรณีต้องการกลับขาบัญชีเนื่องจากการบันทึกบัญชีผิดพลาด หรือเป็นการเป็นการกลับขาบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีปัจจุบันแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้จ่ายเงินจึงยังไม่ได้บัญชีทึกบัญชี (Accrued Expenses)

alt text

2.6.1.6 เปิดเอกสาร JV ที่ต้องการคัดลอก

2.6.1.7 Click เลือก และเลือก Copy and reverse transaction

2.6.1.8 Click OK เพื่อยืนยันการคัดลอก

2.6.1.9 ระบบจะสร้างเอกสาร JV ขึ้นใหม่ โดยมีข้อมูลเดิมจากเอกสารต้นฉบับแต่จะกลับขาบัญชี Debit และ Credit ที่ต่างจากเอกสารต้นฉบับ

2.6.1.10 หากแก้ไขข้อมูลส่วนอื่นเสร็จเรียบร้อยแล้วให้กด SAVE

alt text

2.6.1.11 กด OK เพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนการทำงาน

การ Copy JV แบบ Copy to new Journal Voucher with zero amount

ใช้ในกรณีที่ต้องการคัดลอก JV แต่ไม่ต้องการจำนวนเงินในช่องเดบิต และเครดิต

alt text

2.6.1.12 Click เลือก และเลือก Copy to new Journal Voucher with zero amount

2.6.1.13 Click OK เพื่อยืนยันการคัดลอก ระบบจะสร้างเอกสาร JV ขึ้นใหม่ โดยมีข้อมูลเดิมจากเอกสารต้นฉบับแต่จะเปลี่ยนจำนวนเงินในช่องเดบิต และเครดิต ให้เป็นศูนย์

alt text