Receipt for Advance Deposit

Function นี้ใช้สำหรับการรับเงินมัดจำจากลูกหนี้ รวมถึงการออกใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษีในระบบ

การรับเงินมัดจำ Advance Deposit

1. Click เข้าสู่ Account Receivable Module

2. เลือกฟังก์ชัน Receipt ระบบจะแสดงหน้าจอ ตามภาพด้านล่าง

3. กดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้า Receipt

4. ให้ผู้ใช้งาน ระบุข้อมูลของ Receipt ดังต่อไปนี้

หมายเหตุ เครื่องหมาย * (สัญลักษณ์ * ช่องที่จำเป็นต้องระบุ)

• * Receipt Ref. No. > กำหนดเลขที่ใบเสร็จรับเงินโดยในระบบสามารถเลือกใช้งานได้ 2 แบบ คือ ให้ระบบกำหนดให้อัตโนมัติ โดยการติ๊กเครื่องหมายถูกที่ช่อง ผู้ใช้กำหนดหนดเอง โดยติ๊กเอาเครื่องหมายติ๊กถูกที่ช่อง ออก และพิมพ์เลขที่ใบเสร็จรับเงิน ในช่อง Receipt Ref. No.
• * Receipt Date > กำหนดวันที่ออกใบเสร็จ
• * A/R No > กำหนดรหัสลูกหนี้
• * Currency > กำหนดสกุลเงิน
• * Rate > อัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา
• Pay Ref No. > หมาเลขอ้างอิงเกี่ยวกับการรับชำระ เข่นเลขที่เช็ค
• Pay Date > วันที่ได้รับชำระเงิน
• * Pay Type > กำหนดประเภทการชําระหนี้เช่น Cash, Cheque หรือ Bank Transfer
• Description > ระบุคำอธิบาย รายละเอียดของใบเสร็จ

กรณีที่ต้องการออกใบกำกับภาษีในใบเสร็จรับเงิน ให้ระบุข้อมูลดังต่อไปนี้

• Tax Invoice no. > ระบบกำหนดให้อัตโนมัติ โดยการติ๊กเครื่องหมายถูกที่ช่อง Auto

• Rate (%) > ระบุเปอร์เซ็นต์ร้อยละของฐานภาษีมูลค่าเพิ่ม

• Amount > ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม (ระบบจะคำนวณจาก Paid amount ให้อัตโนมัติ) ในกรณีต้องการแก้ไข ภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ช่อง Overwrite และพิมพ์ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มที่ช่อง Amount

  

การบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย

5. ในกรณีต้องการบันทึกรายการภาษี หัก ณ ที่จ่าย Click ที่ช่อง Withholding Tax โดยกรอกรายละเอียดการบันทึกข้อมูล ดังต่อไปนี้

• Dept. > กำหนด Department Code จะใช้บันทึกบัญชี
• Acc. Code > กำหนด Account Code จะใช้บันทึกบัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• Total > ระบุยอดที่จะนำไปคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• Rate > ระบุเปอร์เซ็นต์ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• Amount > ยอดภาษี หัก ณ ที่จ่าย ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ
• Overwrite > ติ๊กเครื่องหมายถูก ☑️ กรณีที่ต้องการแก้ไขยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย แล้วให้ผู้ใช้งานพิมพ์ยอดภาษี หัก ณ ที่จ่าย ที่ช่อง Amount

6. ตรวจสอบ ชื่อ และ ที่อยู่ ในการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี โดยการClick ที่ช่อง Billing to และตรวจสอบข้อมูลดังต่อไปนี้

• Name > ชื่อ สกุล กรณีต้องการออกใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีในนามบุคคล
• Company > ชื่อบริษัท ที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
• Billing To > ระบบจะกำหนดที่อยู่ตามการตั้งค่าเบื้องต้นจาก AR Profile หรือเลือกที่อยู่อื่นมาใช้แทนได้
• Address > ที่อยู่ที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี โดยระบบจะแสดงที่อยู่ตามที่ตั้งค่าเบื้องต้น

7. กำหนด Account code ในส่วนของ Receipt Account (ในกรณีที่ลูกหนี้ชำระค่าบริการ จำเป็นต้องระบุ Payment Account Code เพื่อส่งขอมูลการชำระเงินในส่วนของ AR ไปยังระบบ General Ledger) โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

7.1. Cr. Account กำหนดรหัสผังบัญชี ที่จะใช้บันทึกบัญชีลดลูกหนี้ (Aging) โดยไม่ต้องลงบัญชีเงินมัดจำ

• * Cr Dept. Code > กำหนด Department Code
• * Cr Acc. Code > กำหนด Account Code 7.2. Gain/Loss Account กำหนดรหัสบัญชีที่จะใช้บันทึกกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนเมื่อรับชำระเงินด้วยสกุลเงินอื่น (หากมี ต้องระบุ)
• Dept. Code > กำหนด Department Code จะใช้บันทึกบัญชี
• Acc. Code > กำหนด Account Code จะใช้บันทึกบัญชี 7.3. Bank Charge Account > กำหนดรหัสบัญชีที่จะใช้บันทึกยอด Bank Charge (หากมี ต้องระบุ)
• * Dept. Code > กำหนด Department Code จะใช้บันทึกบัญชี
• * Acc. Code > กำหนด Account Code จะใช้บันทึกบัญชี

8. Dr. Account กำหนดรหัสบัญชีที่จะใช้บันทึกตามวิธีการรับชำระเงินเช่น Cash, Bank หรือ Cheque

• * Dr Dept. Code > กำหนด Department Code
• * Dr Acc. Code > กำหนด Account Code

10. ตรวจสอบยอดที่แสดงในส่วนของ Summary ด้านล่าง ขวามือ

• Payment Amount > กรอกจำนวนเงินที่ได้รับเงินมัดจำจากลูกหนี้
• Settlement Base Amount > ยอดเงินรวมที่ได้รับชำระ แปลงตามสกุลเงินหลัก (Base Currency) เนื่องจากยังไม่มีการเลือก invoice มารับชำระจึงแสดงเป็น 0
• Gain/Loss > ยอดกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน
• Withholding Tax > ยอดที่ถูกหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• Bank Charge > ระบุยอด Bank Charge ที่ถูกหัก
• Net Payment > ยอดสุทธิ ที่ได้รับชำระ
• Credit Available > จำนวนเงินคงเหลือในกรณีที่รับชำระเงินล่วงหน้า เนื่องจากยังไม่มีการเลือก invoice มาชำระจึงแสดงคงเหลือเท่ากับ Payment Amount

11. กดปุ่ม SAVE เพื่อบันทึกข้อมูล

12. เมื่อระบบทำการบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะขึ้นหน้าต่างแสดงข้อความ Success ให้กดปุ่ม OK