Receipt

Function นี้ใช้สำหรับการรับชำระหนี้จากลูกหนี้ รวมถึงการออกใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษีในระบบ

การรับชำระหนี้ A/R Receipt

1. Click เข้าสู่ Account Receivable Module

2. เลือกฟังก์ชัน Receipt ระบบจะแสดงหน้าจอ ตามภาพด้านล่าง

3. กดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้า Receipt

4. ให้ผู้ใช้งาน ระบุข้อมูลของ Receipt ดังต่อไปนี้

หมายเหตุ เครื่องหมาย * (สัญลักษณ์ * ช่องที่จำเป็นต้องระบุ)

• * Receipt Ref. No. > กำหนดเลขที่ใบเสร็จรับเงินโดยในระบบสามารถเลือกใช้งานได้ 2 แบบ คือ ให้ระบบกำหนดให้อัตโนมัติ โดยการติ๊กเครื่องหมายถูกที่ช่อง ผู้ใช้กำหนดหนดเอง โดยติ๊กเอาเครื่องหมายติ๊กถูกที่ช่อง ออก และพิมพ์เลขที่ใบเสร็จรับเงิน ในช่อง Receipt Ref. No.

• * Receipt Date > กำหนดวันที่ออกใบเสร็จ

• * A/R No > กำหนดรหัสลูกหนี้

• * Currency > กำหนดสกุลเงิน

• * Rate > อัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา

• Pay Ref No. > หมาเลขอ้างอิงเกี่ยวกับการรับชำระ เข่นเลขที่เช็ค

• Pay Date > วันที่ได้รับชำระเงิน

• * Pay Type > กำหนดประเภทการชําระหนี้เช่น Cash, Cheque หรือ Bank Transfer

• Description > ระบุคำอธิบาย รายละเอียดของใบเสร็จ

• Set as settle date Click เครื่องหมายถูก ☑️ หน้าช่อง กรณีที่ต้องการให้ระบบระบุวันที่ Settle on (วันที่ตัด Aging) เป็นวันที่เดียวกันกับ วันที่ออกใบเสร็จรับเงิน

  

กรณีที่ต้องการออกใบกำกับภาษีในใบเสร็จรับเงิน ให้ระบุข้อมูลดังต่อไปนี้

• Tax Invoice no. > ระบบกำหนดให้อัตโนมัติ โดยการติ๊กเครื่องหมายถูกที่ช่อง Auto
• Rate (%) > ระบุเปอร์เซ็นต์ร้อยละของฐานภาษีมูลค่าเพิ่ม
• Amount > ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม (ระบบจะคำนวณจาก Paid amount ให้อัตโนมัติ) ในกรณีต้องการแก้ไข ภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ช่อง Overwrite และพิมพ์ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มที่ช่อง Amount

5. ขั้นตอนการเลือก Invoice เพื่อมารับชำระ โดยกดปุ่ม SELECT INVOICE FOR SETTLEMENT

6. ระบบจะแสดงหน้าต่างให้เลือกรายการ Invoice ที่จะรับชำระ โดยทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

• ติ๊กเครื่องหมายถูก ☑️ หน้า Invoice ที่จะรับชำระ
• ตรวจสอบยอดที่จะรับชำระที่ช่อง Paid กรณีต้องการชำระบางส่วน ให้คีย์ยอดลงไปที่ช่องนี้
• Settle on ใช้กำหนดวันที่ต้องการตัดยอดลูกหนี้ (Aging)
• เมื่อเลือกครบแล้วให้กดปุ่ม OK ด้านล่าง หรือกด Cancel เพื่อยกเลิก
• สามารถค้นหาเลข invoice ที่ต้องการได้ในช่อง Search
• หากต้องการเลือก invoice ทุกใบสามารถกดถูกที่หัว column

• ระบบจะดึงรายการไปแสดงในหน้าจอหลัก

การบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย

7. ในกรณีต้องการบันทึกรายการภาษี หัก ณ ที่จ่าย With Holding Tax ให้เลื่อนหน้าจอลงมา

7.1 Click ที่ช่อง Withholding Tax โดยกรอกรายละเอียดการบันทึกข้อมูล ดังต่อไปนี้

• Dept. > กำหนด Department Code จะใช้บันทึกบัญชี
• Acc. Code > กำหนด Account Code จะใช้บันทึกบัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• Total > ระบุยอดที่จะนำไปคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• Rate > ระบุเปอร์เซ็นต์ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• Amount > ยอดภาษี หัก ณ ที่จ่าย ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ
• Overwrite > ติ๊กเครื่องหมายถูก ☑️ กรณีที่ต้องการแก้ไขยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย แล้วให้ผู้ใช้งานพิมพ์ยอดภาษี หัก ณ ที่จ่าย ที่ช่อง Amount

8. ตรวจสอบ ชื่อ และ ที่อยู่ ในการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี โดยการ Click ที่ช่อง Billing to และตรวจสอบข้อมูลดังต่อไปนี้

• Name > ชื่อ สกุล กรณีต้องการออกใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีในนามบุคคล
• Company > ชื่อบริษัท ที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
• Billing To > ระบบจะกำหนดที่อยู่ตามการตั้งค่าเบื้องต้นจาก AR Profile หรือเลือกที่อยู่อื่นมาใช้แทนได้
• Address > ที่อยู่ที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี โดยระบบจะแสดงที่อยู่ตามที่ตั้งค่าเบื้องต้น

9. กำหนด Account code ในส่วนของ Receipt Account (ในกรณีที่ลูกหนี้ชำระค่าบริการ จำเป็นต้องระบุ Payment Account Code เพื่อส่งขอมูลการชำระเงินในส่วนของ AR ไปยังระบบ General Ledger) โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

หมายเหตุ เครื่องหมาย * (สัญลักษณ์ * ช่องที่จำเป็นต้องระบุ)

9.1 Cr. Account กำหนดรหัสผังบัญชี ที่จะใช้บันทึกบัญชีลดลูกหนี้ (Aging)

• * Cr Dept. Code > กำหนด Department Code
• * Cr Acc. Code > กำหนด Account Code

9.2 Gain/Loss Account กำหนดรหัสบัญชีที่จะใช้บันทึกกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนเมื่อรับชำระเงินด้วยสกุลเงินอื่น (หากมี ต้องระบุ)

• Dept. Code > กำหนด Department Code จะใช้บันทึกบัญชี
• Acc. Code > กำหนด Account Code จะใช้บันทึกบัญชี

9.3 Bank Charge Account กำหนดรหัสบัญชีที่จะใช้บันทึกยอด Bank Charge (หากมี ต้องระบุ)

• * Dept. Code > กำหนด Department Code จะใช้บันทึกบัญชี
• * Acc. Code > กำหนด Account Code จะใช้บันทึกบัญชี

9.4 Dr. Account กำหนดรหัสบัญชีที่จะใช้บันทึกตามวิธีการรับชำระเงินเช่น Cash, Bank หรือ Cheque

• * Dr Dept. Code > กำหนด Department Code
• * Dr Acc. Code > กำหนด Account Code

10. ตรวจสอบยอดที่แสดงในส่วนของ Summary ด้านล่าง ขวามือ

• Payment Amount > ยอดเงินรวมที่ได้รับชำระ
• Settlement Base Amount > ยอดเงินรวมที่ได้รับชำระ แปลงตามสกุลเงินหลัก (Base Currency)
• Gain/Loss > ยอดกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน
• Withholding Tax > ยอดที่ถูกหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• Bank Charge > ระบุยอด Bank Charge ที่ถูกหัก
• Net Payment > ยอดสุทธิ ที่ได้รับชำระ
• Credit Available > จำนวนเงินคงเหลือในกรณีที่รับชำระเงินล่วงหน้า

11. กดปุ่ม SAVE เพื่อบันทึกข้อมูล

12. กด OK เพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอน

Video ประกอบ

Receipt | การสร้างใบเสร็จรับเงิน