Store Requisition

Store Requisition คือ การสร้างเอกสารขอเบิกสินค้าจาก Store โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. เอา cursor ไปวางที่ “Material” และเลือก “Store Requisition“

1.1 View Status คือ มุมมองของสถานะเอกสาร โดยจะมีสถานะดังนี้

1.1.1 Status: “View All“ หมายถึง มุมมองเอกสารที่มีไว้ติดตามสถานะของเอกสารใบขอเบิก โดยมีความหมายของสัญลักษณ์เพื่อใช้ในการตรวจเช็คสถานะเอกสาร ประกอบด้วย A. In process (สีเทา) หมายถึง เอกสารอยู่ระหว่างการจัดตรวจสอบ

B. Complete (สีเขียว) หมายถึง เอกสารได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว

C. Partial (สีเหลือง) หมายถึง เอกสารได้รับการอนุมัติในบางรายการ

D. Rejected (สีแดง) หมายถึง การยกเลิกเอกสาร และไม่สามารถนำกลับมาดำเนินการต่อได้ 1.1.2 Status: “Request“ หมายถึง สถานะบันทึกเอกสารขอเบิก (Store Requisition) หากต้องการจะทำเอกสารขอเบิกจะต้องเริ่มต้นที่ Status นี้

ขั้นตอนการสร้างเอกสารขอเบิก

A.Click คำสั่ง Request จากนั้นนำเมาส์เคอร์เซอร์ไปชี้ที่ปุ่ม “Create“ เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนสร้างเอกสารใบขอเบิก B.“Input date“ คือวันที่ทำเอกสาร

C.“Requested From“ คือ ระบุ Location ที่ต้องการจะขอเบิกสินค้า (Location ประเภท Store)

D.“Movement Type“ คือ ประเภทการขอเบิก ประกอบด้วย

• “Issue“ หมายถึง เบิกสินค้าและตัดเป็นค่าใช้จ่าย

• “Transfer“ หมายถึง การโอนย้ายสินค้าจากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่ง โดยยังคงสถานะเป็นสินค้าคงคลัง (Inventory)

E. “Job Code“ คือ ระบบจะแสดงค่า N/A Not Available

F. “Description“ คือ ช่องว่างสำหรับระบุรายละเอียดของใบขอเบิก เช่น ระบุถึงวัตถุประสงค์ในการขอเบิก

G. จากนั้น Click ปุ่ม “Create“ เพื่อระบุสินค้า และจำนวนขอเบิก

H. “Store Name“ ให้ระบุสถานที่ปลาย หรือ Location ของผู้ทำการขอเบิก

I. “Item Description“ ระบุสินค้าที่ต้องการขอเบิก

J. “Qty. “ ระบุจำนวนที่ต้องการขอเบิก และในช่อง “Request Date“ ให้ระบุวันที่รับสินค้า จากนั้นกด Save เพื่อบันทึกข้อมูล อธิบายเพิ่มเติมสำหรับการบันทึกข้อมูล และยกเลิกรายการ

• “Save & New“ เมื่อมีการ Click Save & New ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนในรายการสินค้านั้น และเพิ่มบรรทัดใหม่เพื่อให้เพิ่มรายการสินค้าในลำดับถัดไป
• “Save“ เมื่อมีการ Click Save ระบบจะทำการบันทึกการเปลี่ยนแปลงในรายการสินค้าในบรรทัดปัจจุบันเท่านั้น
• “Cancel“ เมื่อ Click Cancel ระบบจะทำการยกเลิกการเปลี่ยนแปลงรายการสินค้าในบรรทัดนั้นทันที ข้อมูลเพิ่มเติมของสินค้าเพื่อใช้ประกอบการเบิก หรือ อนุมัติ ประกอบด้วย
• “Issued on Hand“ หมายถึง จำนวนสินค้าที่มีการตัดเบิกไปแล้ว
• “Request on Hand“ หมายถึง จำนวนขอเบิกในสินค้าเดียวกันจากเอกสารขอเบิกใบอื่น
• “Last Price“ หมายถึง ราคาที่รับเข้าระบบล่าสุด
• “Last Vendor“ หมายถึง ร้านค้าที่ซื้อเข้ามาล่าสุด
• “Comment “ หมายถึง เมื่อระบุรายละเอียดในช่อง Comment รายละเอียดจะแสดงอยู่ในส่วนของรายการสินค้า K. Function อื่น ๆ เพิ่มเติม ที่แสดงเมื่อบันทึกข้อมูลรายการขอสั่งซื้อเรียบร้อยแล้ว

• ‘Save” ให้ทำการ Click ปุ่ม Save เอกสารด้านบนอีกครั้งเพื่อเป็นการบันทึกข้อมูลเอกสารทั้งหมด

• “Commit” คือ คำสั่งอนุมัติเอกสารใบขอเบิก และเมื่อ Click ปุ่ม “Commit“ ไปแล้วเอกสารจะไม่สามารถดึงกลับมาแก้ไขได้ ฉะนั้นก่อน Commit เอกสารต้องตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องอย่างครบถ้วนเสียก่อน

• “Back” คือ คือการยกเลิกเอสการดังกล่าว Function อื่น ๆ เพิ่มเติม หลังจากบันทึกข้อเอกสารแล้ว

L. “Edit” การแก้ไขอกสาร

• Click ปุ่ม “Edit“ เพื่อแก้ไขเอกสาร • จากนั้น Click สัญลักษณ์เครื่องหมาย “+“ เพื่อแสดงรายละเอียดที่ต้องการแก้ไข

• จากนั้น Click ปุ่ม “Edit“ ใน Detail อีกครั้งเพื่อเริ่มแก้ไขข้อมูล และเมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ทำการ Click ปุ่ม “Save“ ดังเดิมและกดปุ่ม “Commit“ เพื่อยืนยันการขอเบิกสินค้า M. Void ใช้ในการ “void“ เอกสาร ซึ่งจะใช้ได้ในขั้นตอนของผู้ Request เท่านั้น

1.1.3 Status: “HOD” หมายถึง การอนุมัติเอกสารใบขอเบิกในลำดับขั้นหัวหน้าแผนก

A. ระบบจะแสดงเอกสารขอเบิกที่ถูกอนุมัติคำขอจาก Request จากนั้น Click ที่เอกสารที่เพื่ออนุมัติ

B. ขั้นตอนการอนุมัติ และคำสั่งอื่นที่เกี่ยวข้อง สามารถดำเนินการบางรายการได้ แต่เอกสารจะส่งต่อไปลำดับถัดไปเมื่อ “approve“ หรือ “reject“ ทุก item เรียบร้อยแล้วเท่านั้น

• “Approve“ อนุมัติเอกสาร

• “Reject“ ยกเลิกเอกสาร

• “Send Back“ ตีกลับเอกสาร

C.Activity หมายถึง ระบบจะประวัติการเข้าถึงเอกสารของทุก User และแสดงรายละเอียดวันเวลาที่เข้าถึงเอกสารเมื่อทำการ “Create“, “Edit“ หรือ “Commit“

D. Edit หมายถึง ทุกครั้งที่ต้องการแก้ไขเอกสารให้ทำการ Click ปุ่ม “Edit“ เสมอ 1.1.4 Status: “Issue“ หมายถึง ขั้นตอนการอนุมัติตัดจ่ายสินค้าจากคลังสินค้า โดยจะมีเจ้าหน้าที่ดูแลคลังสินค้า หรือ Store Keeper คอยตรวจสอบเอกสารใบขอเบิกและอนุมัติเอกสาร

A. ระบบจะแสดงเอกสารขอเบิกที่ถูกอนุมัติคำขอจาก Request จากนั้น Click ที่เอกสารที่เพื่ออนุมัติ B. เมื่อตรวจสอบเอกสารเรียบร้อยแล้ว หากมีสินค้าใน Stock เจ้าหน้าที่สามารถ Click ปุ่ม “Approve“ เพื่อทำการอนุมัติใบขอเบิกได้